עוברים למשרדים חדשים? קבלו 15 טיפים לשמירת ההמשכיות העסקית

רגע לפני שאתם אורזים את המשרד ומעבירים אותו לכתובת חדשה, קבלו ממומחי המחשוב, האינטרנט והטלפוניה של בינת עסקים טיפים חכמים שיעזרו לכם לחזור במהירות לשגרת העבודה ולחסוך זמן, כסף ועוגמת נפש.

העברת משרד היא אתגר לא פשוט, עבור כל עסק, בכל גודל ובכל תחום:

הצורך לשמור על ההמשכיות העסקית בלי לפגוע בשירות ללקוחות, בלי לאבד שיחות מלקוחות פוטנציאליים ובלי להשבית ציוד מחשוב וקווי תקשורת, מחייבים תכנון מדויק והיערכות טכנולוגית נכונה.

מומחי בינת עסקים, המספקת ללקוחותיה שירותי מחשוב ותקשורת מקצה לקצה ומלווה עסקים וחברות מכל מגזרי המשק בהקמת תשתיות מחשוב ותקשורת, ריכזו עבורכם טיפים שאותם הם מיישמים בקרב לקוחות החברה.

שלב א': הכנת התשתיות במשרדים החדשים

1. סיור מקדים ובחירת ספק מחשוב ותקשורת

תאמו סיור עם חברת המחשוב והתקשורת המלווה אתכם והכינו תוכנית מפורטת, הכוללת את כל הצרכים הטכנולוגיים שלכם. מעבר משרד הוא הזדמנות מצוינת לבחון מחדש את ספקי התקשורת השונים ולבחור את הספק שמסוגל להציע לכם שירותי תקשורת מקיפים תחת קורת גג אחת, בלי שתצטרכו לנהל ספקים שונים שאינם מתואמים זה עם זה.

2. נקודות תקשורת

התקינו מראש נקודות תקשורת בכמות הדרושה ובמיקומים הנכונים: ליד כל עמדת עבודה, בחדרי הישיבות ובאזורים המיועדים להצבת מדפסות.

3. ארון תקשורת

ודאו שבמשרדים החדשים מותקן ארון תקשורת שממדיו מתאימים להתקנת כל ציוד האינטרנט והטלפוניה הדרוש לכם.

4. הכנת חדר שרתים 

הכינו מראש חדר שרתים ממוזג 24 שעות, הממוקם בסמוך לארון תקשורת.

5. הזמנת חיבור אינטרנט

זכרו שמרגע ההזמנה של חיבור אינטרנט ועד יום ההתקנה, עלולים לחלוף כשבועיים, לכן הזמינו את חיבור האינטרנט למשרדים החדשים מוקדם ככל האפשר.

כתובת של אתר מאובטח תתחיל בדרך כלל ב Https מה שמעיד על הצפנה של תעבורת התקשורת , שימו לב האם כתובת האתר אכן מתחילה כך.

אתרים מאובטחים יסומנו במנעול נעול מצד שמאל של הכתובת  שימו לב שסימון המנעול מופיע בשורת כתובת ה-URL ולא באתר עצמו- זה יכול להעיד על אתר פיקטיבי. באתר לא מאובטח תוכלו לראות סימן קריאה מוקף בעיגול ליד כתובת הURL

שלב ב' – היערכות ליום המעבר

6. בדיקת תקינות התשתיות

ודאו שכל תשתיות המחשוב והתקשורת במשרדים החדשים מחוברות ופועלות היטב

7. הודיעו שאתם עוברים

שתפו את הלקוחות, הספקים והשותפים העסקיים שלכם על המעבר הצפוי, הציגו אותו באופן חיובי המדגיש את יתרונותיו עבורם ועבורכם. לקראת יום המעבר שלחו אליהם הודעה בדוא"ל. כמו כן, הקליטו הודעה למענה הקולי הקיים במרכזייה, ציינו את כתובתכם החדשה ועדכנו על כל שינוי במספרי הטלפונים. אם אתם צופים שתתרחש פגיעה מסוימת בשירות ללקוחות, פרטו מתי היא תתרחש ולמשך כמה זמן.

8. עדכון התשתית השיווקית

עדכנו את הכתובות והטלפונים באתר האינטרנט שלכם ובדפים העסקיים שלכם ברשתות החברתיות

והכינו מראש כרטיסי ביקור וניירת עסקית עם כתובתכם החדשה.

9. הודיעו לרשויות על המעבר

עדכנו את רשות הדואר ואת רשויות המס על שינוי הכתובת.

שלב ג' – מעמיסים ועוברים!

10. פירוק והרכבה ע"י מקצוענים

הקפידו שהפירוק וההרכבה של ציוד המחשוב והתקשורת יבוצעו ע"י מקצוענים בלבד! מערכות אלו מתאפיינות בריבוי כבלים, מחברים ותהליכים, המחייבים ניתוק מקצועי וחיבור בטוח. רק כך תבטיחו שכל המערכות יחזרו לתפקוד מלא תוך זמן קצר, ללא תקלות.

11. "עקוב אחרי"

לפני פירוק המרכזייה הקיימת, בצעו "עקוב אחרי" מהמרכזייה לטלפון נבחר, כדי שלא תאבדו שיחות בזמן המעבר. עם התקנת המרכזייה במשרדים החדשים, ניידו אליה את מספרי הטלפון השונים.

12. מדבקות לציוד

הדביקו על כל מחשב וכל מסך מדבקה עם שם העובד והמחלקה אליה הוא שייך. בנוסף, ציידו את חברת ההובלות ברשימה עם שמות העובדים ומיקומם על פי חדרים במשרדים החדשים. כך תחסכו זמן רב וטעויות בעת פריקת הציוד במשרד החדש וסידורו.

13. אחסנו ציוד בשקיות

הימנעו מלהכין ארגזי קרטון בהם מרוכזים כל המקלדות והעכברים. פעולה זו גורמת לכבלים להסתבך זה בזה. אחסנו בשקית נפרדת את התכולה של כל עמדת עבודה (מקלדת, עכבר, פד, מטענים, כפלים, מפצלים, מכשיר טלפון), רשמו את שמו של העובד על השקית ותיהנו מפריקה נוחה ויעילה.

14. שינוע השרת למשרדים החדשים

העבירו את השרת למשכנו החדש במושב האחורי של רכב פרטי ולא במשאית ההובלות עם שאר הציוד. כך תבטיחו את שלמותו ואת הגעתו למשרדים החדשים בדיוק בזמן וכשהוא תקין לחלוטין.

15. ביטול הוראות קבע

בטלו את כל הוראות הקבע המשויכות למשרד הישן. אם עברתם לחברת מחשוב ותקשורת חדשה, עדכנו את ספקי התקשורת והמחשוב שליוו אתכם עד כה.

מתכננים מעבר משרדים?

בינת עסקים תלווה אתכם אישית בהעברת תשתיות המחשוב, האינטרנט והטלפוניה

למשרדים החדשים באופן יעיל ומהיר ותאפשר לכם להישאר מחוברים!

למידע נוסף ולקבלת הצעת מחיר, צרו קשר

 

לפגישת ייעוץ ללא התחייבות​

מתלבטים?

צריכים ייעוץ?

מאמרים נוספים

מרכזיות לעסקים

מרכזיות טלפוניות עברו תהליכי אבולוציה רבים לאורך השנים. מאז הימים שבהן מרכזניות היו מקשרות ומחברות בין מאות קווי טלפון שונים על גבי מערכת חיבורים ענקית

קרא עוד

לפגישת ייעוץ ללא התחייבות